در سامانه مودیان، وضعیت‌های مختلفی برای مدیریت و بررسی صورتحساب‌ها تعریف شده است که هر کدام نشان‌دهنده مرحله‌ای خاص در فرآیند تأیید و واکنش به صورتحساب‌ها هستند. این وضعیت‌ها شامل مواردی مانند تأیید سیستمی، عدم نیاز به واکنش، عدم امکان واکنش، در انتظار واکنش، رد شده و ابطال شده می‌باشند. هر یک از این وضعیت‌ها به نحوی طراحی شده‌اند که مودیان بتوانند به صورت دقیق و منظم وظایف مالیاتی خود را پیگیری و انجام دهند و در عین حال از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنند.
تایید سیستمی
تأیید سیستمی یکی از مکانیزم‌های خودکار در سامانه مودیان مالیاتی است که برای اطمینان از پیشرفت فرآیندها بدون نیاز به مداخله دستی طراحی شده است. اگر مودی پس از درج صورتحساب در کارپوشه خود طی 30 روز واکنشی نشان ندهد، سامانه به‌طور خودکار این صورتحساب را تأیید می‌کند. این ویژگی به منظور جلوگیری از تأخیر در تأیید صورتحساب‌ها و تسهیل در جریان‌های مالیاتی ایجاد شده و به مودیان کمک می‌کند تا بدون نیاز به انجام اقدامات اضافی، امور مالیاتی خود را به موقع پیش ببرند.
عدم نیاز به واکنش
صورتحساب‌هایی که برای مصرف‌کنندگان نهایی صادر می‌شوند و به‌عنوان “نوع 2.3” شناخته می‌شوند، در سامانه مودیان نیازی به واکنش ندارند. این بدان معناست که پس از صدور این نوع صورتحساب‌ها، نیازی نیست که مودی یا خریدار اقدام خاصی در سیستم انجام دهد. این نوع صورتحساب‌ها به‌طور خودکار تأیید می‌شوند، زیرا هدف از آن‌ها ثبت و گزارش معاملات با مصرف‌کنندگان نهایی است، که در این معاملات طرف مقابل، یعنی مصرف‌کننده، وظیفه‌ای در خصوص تأیید یا رد صورتحساب ندارد.
عدم امکان واکنش
صورتحساب‌هایی که در زمان صدور، کارپوشه خریدار در وضعیت “غیرمجاز” (به‌صورت موقت یا دائم) قرار داشته باشد، پس از گذشت 30 روز از تاریخ صدور، وارد وضعیت “عدم امکان واکنش” می‌شوند. این بدان معناست که خریدار دیگر نمی‌تواند به این صورتحساب‌ها واکنشی نشان دهد، مانند تأیید یا رد آن. این وضعیت به‌منظور جلوگیری از طولانی شدن فرآیندها و حفظ نظم در سامانه مودیان طراحی شده است و به سامانه اجازه می‌دهد تا به‌صورت خودکار این صورتحساب‌ها را مدیریت کند.
در انتظار واکنش
وضعیت “در انتظار واکنش” به صورتحساب‌هایی اطلاق می‌شود که پس از درج در کارپوشه مودی، هنوز مورد بررسی و واکنش قرار نگرفته‌اند و کمتر از 30 روز از زمان صدور آن‌ها گذشته است. در این دوره، مودی می‌تواند به صورتحساب واکنش نشان دهد، از جمله تأیید، رد یا اعمال هرگونه اصلاحات لازم. این وضعیت به مودی فرصت می‌دهد تا با دقت بیشتری صورتحساب‌های خود را بررسی کرده و اقدامات لازم را در بازه زمانی قانونی انجام دهد.
رد شده
وضعیت “رد شده” به صورتحساب‌هایی اشاره دارد که توسط مودی در بازه زمانی قانونی تعیین‌شده رد شده‌اند. وقتی مودی پس از بررسی صورتحساب، با آن موافق نباشد یا مشکلی در آن بیابد، می‌تواند در مدت زمان مشخصی اقدام به رد آن کند. این اقدام باعث می‌شود که صورتحساب مذکور از جریان تأیید خارج شده و به عنوان رد شده در سامانه ثبت شود. این فرآیند به مودی اجازه می‌دهد تا از پذیرش صورتحساب‌های نادرست یا غیرقابل قبول جلوگیری کرده و کنترل دقیقی بر اطلاعات مالی خود داشته باشد.
ابطال شده
وضعیت “ابطال شده” به حالتی اشاره دارد که در آن یک صورتحساب الکترونیکی ارجاعی صادر شده و در نتیجه، مرجع اصلی صورتحساب به‌طور خودکار ابطال می‌شود. این به معنای آن است که صورتحساب اولیه دیگر اعتبار ندارد و نمی‌تواند به‌عنوان سند مالی معتبر مورد استفاده قرار گیرد. ابطال صورتحساب‌ها معمولاً در مواردی انجام می‌شود که نیاز به اصلاح یا جایگزینی اطلاعات وجود دارد، و صدور صورتحساب ارجاعی، نسخه صحیح و به‌روزرسانی‌شده‌ای از معامله را ثبت می‌کند.
