صورتحساب چیست؟
در هر معامله تجاری، مستند کردن جزئیات مالی و ارزیابی دقیق آن یکی از ارکان اصلی فرآیندهای مالی و تجاری محسوب می‌شود. این مستندات نه تنها شفافیت را در تبادلات مالی فراهم می‌کنند، بلکه ابزاری حیاتی برای پیگیری تراکنش‌ها، محاسبه مبالغ پرداختی و ارزیابی سود و زیان به شمار می‌آیند. دقت در ثبت این اطلاعات، به خصوص در زمینه‌های مالی، از اهمیت زیادی برخوردار است و نقشی اساسی در اطمینان از صحت فرآیندهای تجاری و حفظ روابط حرفه‌ای ایفا می‌کند.
تعریف صورتحساب چیست؟
صورتحساب، به‌طور کلی، مجموعه‌ای از اطلاعات مالی است که عملکرد و وضعیت مالی یک شرکت را در قالبی ساختاریافته و شفاف ارائه می‌دهد. این مستندات مالی شامل جزئیاتی از فعالیت‌های اقتصادی، درآمدها، هزینه‌ها و وضعیت کلی مالی سازمان هستند. در این دسته، صورت‌های مالی و صورتحسابهای الکترونیکی مالیاتی نیز جای می‌گیرند. در این مقاله، به‌طور جامع به بررسی انواع مختلف صورتحسابهای الکترونیکی و کاربردهای آن‌ها خواهیم پرداخت.
صورتحساب الکترونیکی چیست؟
طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، از تاریخ اجرایی شدن این قانون، تمامی صاحبان مشاغل و اشخاص حقوقی موظفند فاکتورهای فروش خود را در قالب صورتحساب الکترونیکی به سامانه مؤدیان ارسال کنند. در این قانون، صورتحساب الکترونیکی به‌طور دقیق چنین تعریف شده است:
“صورتحسابی است دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی که اطلاعات مندرج در آن، در حافظه مالیاتی فروشنده ذخیره می‌شود.”
به زبان ساده‌تر، تفاوت‌های اصلی صورتحساب الکترونیکی با فاکتورهای فروش قدیمی در دو نکته است: نخست، صورتحساب الکترونیکی دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی است که از سوی سامانه مؤدیان به هر فاکتور اختصاص می‌یابد، در حالی که پیش‌تر مودیان مالیاتی خود مسئول شماره‌گذاری فاکتورها بودند. دوم، تمامی اطلاعات صورتحسابهای الکترونیکی در حافظه مالیاتی ذخیره می‌شود، در حالی که فاکتورهای سنتی صرفاً میان فروشنده و خریدار مبادله می‌شدند.
در واقع، صورتحساب الکترونیکی مشابه فاکتورهای فروش قدیمی است، با این تفاوت که انواع مختلفی از آن وجود دارد و بسته به نوع کسب‌وکار، باید یکی از انواع صورتحسابها را صادر کرده و به‌صورت هفتگی برای سامانه مؤدیان ارسال کنید.
صورتحساب نوع اول و دوم در سامانه مودیان
در سامانه مودیان، انواع مختلفی از صورتحسابها برای خرید و فروش تعریف شده‌اند که شامل صورتحساب نوع اول و نوع دوم می‌شوند. این دو نوع صورتحساب از رایج‌ترین فاکتورهای مالیاتی هستند و تفاوت اصلی آن‌ها به الزامات اطلاعاتی و نحوه محاسبه مالیات مربوط می‌شود.
تفاوت صورتحساب نوع اول و دوم
صورتحساب نوع دوم به‌طور خاص برای معاملات نقدی صادر می‌شود. در این نوع صورتحساب، اطلاعات مربوط به خریدار و فروشنده درج نمی‌شود و مالیات بر ارزش افزوده برای خریدار محاسبه نمی‌گردد. در مقابل، صورتحساب نوع اول شامل اطلاعات کامل‌تری از جمله مشخصات خریدار و فروشنده است و مالیات ارزش افزوده برای خریدار محاسبه و لحاظ می‌شود.
انواع صورتحساب الکترونیکی
با تصویب قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، چهار نوع صورتحساب الکترونیکی تعریف شده است: نوع اول، نوع دوم و نوع سوم. هر یک از این صورتحسابها ویژگی‌های خاص خود را دارند و شامل اطلاعات منحصر به فردی هستند.
صورتحساب الکترونیکی نوع اول
صورتحساب نوع اول شامل اطلاعات کاملی از طرفین معامله و ویژگی‌های کالا یا خدمات است. این نوع صورتحساب شامل موارد زیر می‌شود:
- نوع فروش (مثلاً حق العمل کاری یا پیمانکاری داخلی)
- نوع خریدار (مصرف‌کننده نهایی یا فعال اقتصادی)
- تاریخ و زمان صدور
- اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده
- مشخصات کالا یا خدمات (شناسه کالا، تخفیف‌ها، مقدار و تعداد، واحد سنجش)
- مبلغ واحد و مبلغ کل
- عوارض و مبلغ پرداختی نقدی و نسیه
صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
این نوع صورتحساب بیشتر به‌عنوان رسید پرداختی در نظر گرفته می‌شود که توسط دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیک صادر می‌شود. اطلاعات موجود در این نوع صورتحساب کمتر از نوع اول است و تنها نام فروشنده در آن درج می‌شود. این صورتحساب به‌طور معمول برای معاملات نقدی صادر می‌شود و اعتبار مالیاتی برای خریدار ندارد، زیرا برای دریافت اعتبار مالیاتی، نام مودی باید بر روی فاکتور ذکر شود.
در این مقاله، انواع مختلف صورتحساب الکترونیکی و نحوه صدور و ارسال آن‌ها برای سامانه مؤدیان بررسی خواهد شد.
صورتحساب غیر الکترونیکی (کاغذی)
صورتحساب غیر الکترونیکی یا همان صورتحساب کاغذی، مشابه فاکتورهای رسمی است که پیش از این توسط مودیان مالیاتی صادر می‌شد و به‌طور معمول به خریدار تحویل می‌گردید. با اجرایی شدن قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، این نوع صورتحساب به‌عنوان “صورتحساب شمس” شناخته می‌شود. در مواردی که مودی به هر دلیلی مانند خرابی سیستم یا آتش‌سوزی قادر به صدور صورتحساب الکترونیکی نباشد، باید از این نوع صورتحساب استفاده کند. همچنین، صورتحسابهای غیر الکترونیکی باید از شرکت‌های معتمد صادر شوند.
کدام نوع صورتحساب را باید صادر یا دریافت کنیم؟
انتخاب نوع صورتحساب بستگی به نوع کسب‌وکار شما و نوع معاملات شما (B2B یا B2C) دارد. در ادامه، انواع مختلف صورتحسابها در این دو حالت بررسی می‌شود:
خرید و فروش‌های B2B (Business to Business)
در معاملات B2B، که در آن یک کسب‌وکار کالای خود را به کسب‌وکار دیگری می‌فروشد یا از آن خرید می‌کند، باید صورتحساب نوع اول صادر یا دریافت شود. این نوع صورتحساب برای محاسبه مالیات ارزش افزوده حائز اهمیت است و برای خریدار اعتبار مالیاتی ایجاد می‌کند. البته فروشنده می‌تواند صورتحساب نوع دوم یا سوم نیز صادر کند، اما در این صورت اعتبار مالیاتی برای خریدار محاسبه نمی‌شود.
خرید و فروش‌های B2C (Business to Consumer)
در معاملات B2C، که در آن کسب‌وکار کالا یا خدمات خود را به مصرف‌کننده نهایی می‌فروشد، نیازی به صدور صورتحساب نوع اول نیست. در این نوع معاملات، افراد به‌عنوان فعال اقتصادی شناخته نمی‌شوند و ملزم به نصب پایانه فروشگاهی هستند. در این موارد، باید صورتحساب نوع دوم یا سوم صادر شود.
در صورتحساب نوع سوم، امکان تفکیک کالاهای مشمول مالیات ارزش‌افزوده و معاف از مالیات برای سازمان امور مالیاتی وجود ندارد و در نتیجه تمامی اقلام فروش مشمول مالیات می‌شوند. اما در صورتحساب نوع دوم، چون نوع کالا و خدمات مشخص است، مالیات تنها از کالاهای مشمول مالیات دریافت می‌شود و در نتیجه مالیات کمتری پرداخت خواهید کرد.
الگوهای صورتحساب الکترونیکی
صورتحسابهای الکترونیکی در انواع مختلفی صادر می‌شوند و بسته به نوع معامله و ویژگی‌های خاص آن، ممکن است در قالب‌ها و الگوهای متفاوتی ارائه شوند. در ادامه به بررسی این الگوها پرداخته‌ایم:
الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع اول
صورتحساب نوع اول مهم‌ترین نوع صورتحساب برای شرکت‌ها است و در 7 الگو صادر می‌شود:
- الگوی اول (فروش): این الگو برای فروش‌های عمومی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- الگوی دوم (فروش ارزی): مخصوص فروش‌هایی که به ارزهای خارجی انجام می‌شوند.
- الگوی سوم (صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین): برای معاملات طلا، جواهرات و پلاتین.
- الگوی چهارم (قرارداد پیمانکاری): برای فروش‌های مرتبط با قراردادهای پیمانکاری.
- الگوی پنجم (قبوض خدماتی): برای خدماتی مانند آب، برق، گاز و دیگر خدمات عمومی.
- الگوی ششم (بلیت هواپیما): برای صدور بلیت‌های هواپیما.
- الگوی هفتم (صادرات): برای معاملات صادراتی.
الگوی اول که همان الگوی فروش است، الگوی عمومی محسوب می‌شود و در صورتی که معامله مشمول یکی از الگوهای دوم تا هفتم نباشد، می‌توان از این الگو استفاده کرد.
الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
صورتحساب نوع دوم، که شامل اطلاعات کمتری نسبت به نوع اول است، الگوهای محدودتری دارد. این الگوها شامل موارد زیر هستند:
- الگوی اول (فروش): برای فروش‌های عمومی.
- الگوی دوم (صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین): مخصوص فروش‌های طلا، جواهرات و پلاتین.
صورتحساب الکترونیکی نوع سوم
صورتحساب نوع سوم، که همان رسید پایانه‌های فروشگاهی است، فاقد الگوهای متنوع است و تنها در یک فرمت ساده و محدود ارائه می‌شود. این صورتحساب تنها شامل اطلاعات اساسی و ضروری برای تأیید پرداخت است.
انواع صورتحساب الکترونیکی بر اساس موضوع و ماهیت
علاوه بر دسته‌بندی‌های مختلف بر اساس نوع الگو، صورتحسابهای الکترونیکی می‌توانند بر اساس ماهیت و موضوع آن‌ها نیز تقسیم‌بندی شوند:
- صورتحساب الکترونیکی اصلی: این نوع صورتحساب بیشتر از سایر انواع مورد استفاده قرار می‌گیرد و معادل فاکتورهای فروش قدیمی است که در هر عملیات فروش صادر می‌شود.
- صورتحساب الکترونیکی اصلاحی: این نوع صورتحساب زمانی صادر می‌شود که نیاز به اصلاح اطلاعاتی نظیر مبلغ کالا/خدمات، مقادیر کالا و خدمات و… پس از صدور صورتحساب اصلی وجود داشته باشد. در صورتی که تغییرات شامل اطلاعات اصلی مانند تغییر در شناسه کالا یا اطلاعات خریدار نباشد، می‌توان صورتحساب اصلاحی صادر کرد.
اقلام اطلاعاتی اصلی مربوط به خریدار:
- شماره اقتصادی
- تاریخ صدور صورتحساب
- شناسه کالا/خدمت
صورتحسابهای الکترونیکی مختلف
صورتحساب الکترونیکی ابطالی
اگر بخواهید اطلاعاتی که جزء اقلام اصلی صورتحساب هستند را تغییر دهید، باید صورتحساب الکترونیکی ابطالی صادر کنید. به عنوان مثال، اگر پس از صدور صورتحساب اصلی خواستید شناسه کالا یا خدمت را تغییر دهید، باید اقدام به صدور صورتحساب ابطالی کنید. برای ثبت صورتحسابهای ابطالی یا اصلاحی، باید شماره منحصر به فرد مالیاتی 22 رقمی صورتحساب مرجع (صورتحسابی که می‌خواهید آن را اصلاح یا ابطال کنید) را وارد نمایید.
صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش
گاهی اوقات پس از صدور صورتحساب، خریدار ممکن است کالا یا خدمات را برگشت دهد. در این موارد، فروشنده باید صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش صادر کند. این نوع صورتحساب می‌تواند برای صورتحسابهای اصلی فروش و همچنین صورتحسابهای اصلاحی صادر شود.
صورتحساب الکترونیکی طلافروشی
طلافروشان نیز مانند سایر کسب‌وکارها باید صورتحسابهای خود را به سامانه مودیان ارسال کنند. بر اساس تبصره شماره 4 ماده 26 قانون مالیات بر ارزش افزوده که در سال 1400 تصویب شده است، مشاغل مرتبط با طلا، جواهر و پلاتین موظف به ارسال صورتحسابهای خود در سامانه مودیان هستند. این صورتحسابها باید به تفکیک شامل ارزش اصل طلا، جواهر و پلاتین، اجرت ساخت، حق‌العمل و سود فروشنده باشد. عدم ارسال صورتحسابها به سامانه مودیان مشمول جریمه مالیاتی معادل 9 درصد ارزش کالا خواهد شد که در طرح بخشودگی شامل نمی‌شود.
صورتحساب الکترونیکی وکلا
طبق دستورالعمل الزام صدور صورتحساب در کسب‌وکارهای حقوقی، از جمله وکالت و مشاوره حقوقی، که در لایحه نسخه آذر 1402 اعلام شده است، وکلا نیز باید از پایانه‌های فروشگاهی برای صدور صورتحساب الکترونیکی استفاده کنند. این الزام در بند ط تبصره 6 قانون بودجه 1402 ذکر شده است.
نکته کاربردی صدور صورتحساب الکترونیکی
طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، تمامی فاکتورهای فروش باید حداکثر ظرف یک هفته به سامانه مودیان ارسال شوند. در صورتی که صورتحسابهای صادر شده به سامانه مودیان ارسال نشوند، مشمول جرایم سنگین طبق ماده 22 قانون یاد شده خواهند شد. جریمه عدم صدور صورتحساب الکترونیکی در موعد مقرر معادل 10% از فروش‌هایی است که به این روش انجام شده‌اند.
جمع بندی
صورتحسابهای الکترونیکی نقش حیاتی در بهبود شفافیت مالی، تسهیل فرآیندهای تجاری و ارتقای دقت محاسبات مالی دارند. با توجه به الزامات قانونی و مزایای متعدد آن‌ها، استفاده از صورتحسابهای الکترونیکی نه تنها به نفع کسب‌وکارهاست، بلکه موجب افزایش انطباق با قوانین مالیاتی و جلوگیری از تخلفات احتمالی می‌شود. بنابراین، آگاهی از انواع مختلف صورتحسابها و نحوه استفاده صحیح از آن‌ها برای هر کسب‌وکاری ضروری است تا ضمن بهره‌برداری از مزایای مالیاتی، به بهبود روندهای تجاری و مالی کمک کند.
